تجهیزات دفتر اداری

خیلی از افراد در جامعه ما کارها و مشاغلی ایجاد می‌کنند که تماما متکی‌ به‌ خودشان است و به‌ نوعی خودشان آن را راه می‌اندازند. حتی خیلی از مشاغل هم اکنون به عنوان یک شغل کوچک از خانه اداره می‌شوند. اگر شما هم جز  این دسته از افراد باشید، خیلی زود به تاسیس یک دفتر کار نیاز پیدا می‌کنید. در این مقاله از تاو قصد داریم نحوه ایجاد تجهیزات دفتر اداری و همچنین دکوراسیون اداری دفتر را با هم بررسی کنیم. با ما همراه باشید.

لوازم اداری

تصمیم برای راه اندازی یک دفتر یکی از تصمیمات پیچیده و حساس در زمینه شغلی است. زمانی که بفهمید به یک دفتر کار نیاز دارید و به یک مکان برای اداره کاره‌ای‌تان نیاز دارید، و مطمئن شوید که این کار علاوه بر هزینه‌هایی که بر شما تحمیل می‌کند، لازم و مفید فایده است، با این واقعیت رو به رو می‌شوید که احتمالا آشنایی کافی برای ایجاد دفتر کار را ندارید. درواقع شما نمی‌دانید که برای ایجاد یک دفتر کار کجا را انتخاب کنید؟ برای گرفتن مجوزهای لازم به کجا مراجع کنید؟ و حتی تجهیزات اداری چیست و چطور باید آن‌ها را تهیه کنید.

نمونه ای از اجرای تجهیزات اداری تاو دکور

تجهیزات اداری

• بودجه‌بندی هزینه‌های دفتر کار

مهم‌ترین کار که موفقیت این پروژه را هم تضمین می‌کند این است که شما بدانید چه مقدار بودجه لازم دارید. همچنین هزینه‌ها را مدیریت و تقسیم بندی کنید. عدم تهیه یا برنامه‌ریزی این بودجه باعث می‌شود که در نهایت آینده این پروژه به خطر بیفتد. کافی است در درجه اول یک لیست تهیه کنید که جزئیات مورد نیاز را به شما بگوید. درواقع لیستی از وسایل و تجهیزات اداری مورد نیاز دفتر، هزینه اجازه یا خرید محل دفتر، هزینه‌های مجوزهای دفتر و غیره را برآورد کند. باید بتوانید این موارد را مدیریت کنید و موارد ضروری و مورد نیاز را نگه داشته، و موارد غیر ضروری را کنار بگذارید.

• آیا حتما باید یک دفتر کار داشته باشم یا در خانه هم می‌توانم کار کنم؟

شاید اولین سوالی که قبل از هرکاری باید از خودتان بپرسید همین است. با اداره کارها در خانه می‌توانید مقدار زیادی پول همین پس انداز کنید. اما باید قبل از این تصمیم به تعدادی سوال پاسخ بدهید. مثلا اینکه آیا مراجع حضوری دارید؟ آیا نداشتن دفتر کار تاثیری روی وجهه کار یا میزان درامدتان دارد؟ آیا اداره کارها در خانه نظم کاری شما را به خطر نمی‌اندازد و به آن لطمه‌ای وارد نمی‌کند؟ هر یک از این سوالات را به دقت و با صداقت پاسخ دهید و مطئن شوید که در نهایت تصمیم درست را می‌گیرید. شروع خوب داشتن می‌تواند موفقیت شما را هم تضمین کند. اما یک شروع بد تنها انگیزه و انرژی شما را می‌گیرد.

• همیشه لازم نیست اولین، بهترین هم باشد

اگر قرار بود همیشه بی‌نقص و عالی بود، اصولا پیشرفت و بهتر شدن معنی پیدا نمی‌کرد. دفتر کار شما حتما در ابتدا عالی و بی‌نقص نیست. شاید بهتر باشد خودتان را درگیر بهترین‌ها نکنید و تنها به ضروریات فکر کنید. دفتر کار را ساده و با کمترین امکانات راه بیندازید و در ادامه کار آن را گسترش بدهید.

• تنها تجهیزات اداری ضروری را تهیه کنید

جدا از اینکه آیا در خانه کار می‌کنید یا در دفتر کار هستید، شما در هر صورت به تجهیزات دفتر اداری نیاز دارید. بعضی از اثاثیه کار گران قیمت و بعضی‌ها هم ارزان هستند. بعضی از وسایل ضروری و بعضی‌ها هم غیرضروری هستند. اما احتمالا داشتن آن‌ها برای شما خوب باشد. بهتر است دقت کنید که چه وسایلی را می‌خرید. لازم نیست که همه چیز را از اول داشته باشید. در ابتدا تنها وسایل ضروری را تهیه کنید. بعد با بیشتر شدن درامدتان آن‌ها را تبدیل به احسنت کنید.

نمونه ای از اجرای تجهیزات اداری تاو دکور

تهیه تجهیزات دفتر اداری و دفتری ضروری

در کنار مبلمان و اثاثیه دفتر کار به بعضی از لوازم و اثاثیه عمومی و همچنین بعضی از اثاثیه مختص کار و حرفه شما هم نیاز دارد. در همین مرحله است که بودجه بندی شما واقعا می‌تواند خودش را نشان دهد. معمولا تهیه خورده ریزها در این مرحله نیاز به هزینه زیادی دارد. حتی ممکن است وسایلی که شما نیاز دارید کمترین بودجه را هم داشته باشد و مثلا شامل چند قلم و کاغذ و منگنه و این دست وسایل شود. و ممکن است به وسایل و لوازم تخصصی نیاز داشته باشید که هزینه زیادی را بطلبد. در این مرحله مدیریت و برنامه ریزی هم حرف اول را می‌زند. باید با برنامه‌ریزی و مدیریت جلو بروید و از خرید وسایل و لوازم غیرضرروی جلوگیری کنید. تنها در این صورت است که می‌توانید مطمئن باشید که هزینه و پولتان هدر نمی‌رود.

لوازم و تجهیزات ضروری برای دفتر کار

شروع کار به برخی از لوازم و تجهیزات اداری نیاز دارد. برخی از این وسایل همانطور که گفتیم عمومی هستند و در هر دفتری به آن‌‌ها نیاز دارید. و برخی هم تخصصی بوده و بسته به نوع کار شما دارد. در ادامه لیستی از وسایل و تجهیزات دفتر اداری را ارائه می‌دهیم. تا بتوانید با برنامه و بدون اتلاف هزینه آن‌ها را خریداری کنید.

دفاتر اداری نیاز به تجهیزات و لوازمی دارند که کارمندان بتوانند کارهای روزانه اداری خود را به صورت منظم و بدون به‌هم‌ریختگی و شلوغی انجام دهند. بسته به نوع اداره، تعداد پرونده‌ها و یا وسعت و گستردگی خدمات نیاز به وسایل و تجهیزات مشخصی است. تعدادی از ملزومات نیز وجود دارد که برای همه ادارات لازم و ضروری بوده و باید در دفتر اداری گنجانده شوند. البته بسته به متراژ محل کار، میزان فضایی که در اختیار دارید، تعداد بخش‌های اداری، تعداد کارمندان و مواردی از این قبیل تعداد و ابعاد این تجهیزات نیز متفاوت است؛ زیرا این لوازم نیز نباید فضای زیادی اشغال کرده و اتاق کاری را بی نظم و ترتیب نشان دهد. در این مقاله به یکی از اساسی‌ترین و ضروری‌ترین لوازم که باید دفتر کار اداری به آن مجهز شود و شامل انواع کمدهای بایگانی اداری است، می‌پردازیم.

• فایلینگ بایگانی

با اینکه امروزه سعی می‌شود تا حجم نامه و مکاتبات اداری از طریق کاغذ کمتر شود، ولی برخی ادارات هنوز هم نیاز به این روش سنتی برای حفظ مدارک دارند. در بعضی از موارد نمی‌توان تمامی مکاتبات را به صورت سیستمی حفظ کرد و یا برخی از مکاتبات اداری به صورت محرمانه بوده و باید نگهداری و حفاظت شوند. در این صورت نیاز است تا محل امنی برای این قبیل اسناد و مدارک ایجاد کرد. از طرفی انباشته شدن حجم زیادی از نامه و سند بر روی میزهای اداری باعث شلوغی و به‌هم‌ریختگی فضا شده و احتمال خطا نیز وجود دارد. در این صورت نیز باید محلی برای نگهداری و منظم کردن میزهای اداری وجود داشته باشد. فایلینگ بایگانی یکی از روش‌های مفید برای جمع‌آوری، نگهداری و محافظت از سوابق نامه‌ها و نسخه‌های جدیدتر مدارک و اسناد به شمار می‌رود.

انواع کمدهای بایگانی و کاربردهایی که دارند

برای فایلینگ بایگانی نیاز به تجهیزات و لوازمی است که بتوان مکاتبات و نامه‌نگاری‌ها را در آن نگهداری کرد. انواع کمدهای بایگانی با متریال‌های متفاوت، ابعاد مختلف و قیمت‌های مشخص می‌توانند در این زمینه مؤثر و مفید باشند. انتخاب هر کدام از این تجهیزات بستگی به نیاز و هدف مشتری دارد. در این قسمت با انواع این کمدها آشنا می‌شویم:

• کمد بایگانی ریلی

یکی از انواع کمدهای بایگانی که کاربرد زیادی دارد، کمد بایگانی ریلی است. این کمدها برای فضاهایی مناسب هستند که فضای محدودی در اختیار دارید و همچنین نیاز به اطلاعات و اسناد داخل کمدها کمتر است، کاربرد دارند. کمد بایگانی ریلی متحرک بوده و بدون اشغال فضای زیاد، اسناد و مدارک زیادی نیز در خود جای می‌دهد. نظم و ترتیب دهی با این کمدها راحت‌تر بوده و بیشترین تراکم ذخیره‌سازی را دارند. همچنین قیمت این کمدها در مقایسه با سایر محصولات از جمله قیمت فایل سه کشو کمتر است و از نظر اقتصادی مقرون به صرفه می‌باشد.

• کشوی اداری

کشوهای اداری یکی از انواع فایلینگ اداری است و انواع و متریال متفاوتی را داراست. انتخاب هر کدام بستگی به فضایی که در اختیار دارید، حجم کار و نیز سلیقه شخصی فرد دارد. یکی از پرکاربردترین انواع کشوی اداری، فایل سه کشو است. قبل از خرید این فایل لازم است ابتدا فضایی که در اختیار دارید را بررسی و اندازه‌گیری نمایید. اینکه می‌خواهید فایل سه کشو اداری در زیر میز کار قرار گیرد، روی میز یا در کنار باید فضای لازم را داشته باشید. فایل بایگانی اداری کشودار از مواد اولیه مانند چوب یا فلز تولید می‌شود. هرکدام از این مواد مزایا و معایب خود را دارند. فایل‌های فلزی استقامت و طول عمر بالایی دارند ولی فایل‌های چوبی ممکن است سریع‌تر دچار آسیب یا ضربه شوند. البته امروزه کمتر از فایل‌های فلزی استفاده می‌شود و جای خود را به کشوهای چوبی داده‌اند. قیمت فایل سه کشو اداری نیز بالاتر از نوع فلزی است؛ زیرا از ام‌دی‌اف یا چوب در ساخت آن استفاده می‌شود.

• قفسه بایگانی اداری

یکی دیگر از لوازمی که برای دسته‌بندی اسناد و مدارک در ادارات استفاده می‌شود، قفسه بایگانی اداری است. این قفسه‌ها برای زمانی کاربرد دارد که سرعت در رسیدن به اطلاعات و مدارک مهم باشد. در اداراتی که تعداد پرونده‌ها زیاد است و باید در کمترین زمان به اسناد دسترسی ایجاد شود، از این قفسه‌ها استفاده می‌کنند. جنس، شکل و طراحی‌های متفاوتی برای این دسته از ملزومات وجود دارد. چوب، فلز و شیشه از جمله موادی هستند که بیشترین کاربرد را دارند.

• قفسه کتابخانه

یکی دیگر از انواع مبلمان اداری که در دفاتر اداری کاربرد دارد، قفسه کتابخانه است. قفسه‌های اداری محلی برای قرار دادن زونکن‌ها، کتاب‌های مورد استفاده، نشریات و … است. معمولاً جنس این قفسه‌ها از ام‌دی‌اف بوده که استحکام بالایی داشته و در برابر رطوبت نیز مقاوم است. از انواع کتابخانه‌های اداری می‌توان به کتابخانه دوطرفه، قفسه کتاب با ارتفاع کم، کتابخانه اداری با ارتفاع زیاد و … اشاره کرد. استفاده از قفسه کتابخانه در ادارات، باعث می‌شود تا انگیزه کارمندان به مطالعه افزایش یافته و اوقات بیکاری خود را به خواندن مطبوعات و کتاب‌ها اختصاص دهند.

به طور کلی از جمله مبلمان اداری که در دفاتر بیشترین کاربرد را در ایجاد نظم دارند، کمدهای بایگانی است. از این تجهیزات می‌توان برای ساماندهی اسناد و مدارک استفاده کرد و محیط اداری را از شلوغی و به‌هم‌ریختگی نجات داد. اینکه کدام یکی از موارد بالا تهیه شود، بستگی به نیاز، هدف از خرید، میزان دسترسی، هزینه و بودجه اقتصادی و … دارد.

لوازم اداری ضروری برای آرشیو

• زونکن
• اکسپندینگ فایل
• کلیربوک
• پاکت
• کشوهای فایل
• کشو‌ها و قفسه‌های قفل‌دار
• جعبه بایگانی
• قفسه

راحتی در اداره هم جز ضروریات است

برای اینکه یک محیط کار راحت و صمیمی ایجاد کنید، به برخی از وسایلی و لوازم هم نیاز دارید. درواقع شما باید بتوانید در محیط دفتر راحت باشید. سرمایه‌گذاری روی خرید مبلمان و صندلی‌ اداری مناسب مانند صندلی‌های ارگونومیک، خستگی کارکنان و درد عضلات آن‌ها را کاهش داده و به بهبود روند کار و پیشرفت هرچه بهتر آن‌ها کمک می‌کند.

دقت کنید که شما ساعات زیادی را در اداره سپری می‌کنید. درنتیجه لازم است راحتی و آسایشتان را مد نظر قرار دهید. برای ساعات زیادی که پشت میز می‌نشینید بهتر است به فکر خرید بهترین میز و صندلی باشید تا دیرتر خسته شده و آسیب کمتری به ستون فقرات و کمر شما وارد شود.

در اداره همچنین به خرید برخی از تجهیزات اداری برای تهیه نوشیدنی‌هایی مانند چای و قهوه و شربت و غیره هم نیاز دارید. همچنین اگر تمام روز در اداره هستید، احتمالا باید به فکر تهیه غذا هم باشید. همچنین به احتمال زیاد به یک یخچال، قهوه‌جوش، مایکروفر یا گاز، آب‌سردکن و غیره هم نیاز خواهید داشت.

در صورتی که به تازگی یک دفتر کار را راه‌اندازی کرده‌اید و یا قرار است به یک دفتر کار تنقل مکان کنید، احتمالا این چک لیست می‌تواند به شما کمک کند.

چیدمان دفتر کار

حالا که صحبت از خرید تجهیزات اداری شد اجازه دهید چند کلامی هم در خصوص چیدمان محیط اداری صحبت کنیم.

دکوراسیون دفتر کار بر اساس چند اصل ثابت چیدمان و طراحی می‌شود. که در نهایت بتواند حس خوب و مثبت را منتقل کند.

دکوراسیون شیک و خاص دفتر اداری

بر اساس مطالعات و تحقیقات انجام شده، فضای مناسب و مثبت فضای کار می‌تواند تاثیر خوبی هم روی نیروی انسانی و کارمندان بگذارد. رضایتمندی و نیروی بالای کارمندان از دغدغه‌های مدیران و کارفرماهاست . چرا که این موضوع راز اصلی کار بهتر و بازده بالاتر کارکنان است. از محیط کار به نوعی خانه دوم انسان است. هر چه باشد، انسان بخش زیادی از وقت خود را در محیط اداره سپری می‌کند. به همین دلیل دور از انتظار نیست که محیط کار هم به نوعی خانه فرد تلقش ده و لازم باشد که به هر نحوه بتواند نیازهای روحی و روانی فرد را مرتفع کند. با همین ترتیب کارکنان در حین کسب درآمد بیشتر می‌توانند سطح دانش و مهارت‌های خود را هم ارتقا داده و انگیزه و شوق بیشتری برای کار داشته باشند. به همین دلیل است که توجه به دکوراسیون و چیدمان محیط کار اهمیت بالایی دارد. و انتخاب بهترین جزئیات برای دفتر کار کمک زادی به بهبود کار می‌کند.

6 نکته اساسی در چیدمان دفتر کار

1. رنگ مناسب: رنگ محیط کار و رنگ‌هایی که استفاده می‌شود، بیشترین تاثیر را روی محیط کارکنان دارد. و می‌تواند باعث بالا رفتن یا از بین رفتن نیروی کار و انگزه آن‌ها برای کار شود.
2. نور و روشنایی: نور محیط کار باید به اندازه ای باشد که چشم را خسته نکند و در عین حال بتواند نور کافی و لازم را هم فراهم کند. کار با کامپیوتر و لوازم الکترونیکی چشم را خسته می‌کند و باعث می‌شود که فرد انرژی‌اش را از دست بدهد. به این ترتیب زیاد بودن نور هم این انرژی را بیشتر از او می‌گیرد. نور محیط کار باید ملایم و غیرمستقیم باشد. بهتر است یک منبع نور ملایم کل محیط را روشن کند. و یک چراغ مطالعه هم روی میز هر کارمند وجود داشته باشد. تا در صورت لزوم بتواند نور میز کارش را بیشتر کند.
3. مبلمان مناسب: انتخاب مبلمان مناسب یکی از ضرورت‌های کار است. چرا که شما وقت زادی را در محل کارتان می‌گذرانید. بنابراین حتما باید از میز و صندلی مناسب استفاده کنید تا آسیب زیادی به ستون فقرات شما وارد نشود.
4. قفسه و فایل: همانطور که قبلا هم گفتیم، در هر دفتر و اداره لازم است که تمهیداتی برای سازمان‌دهی وسایل و لوازم از پیش مشخص شود. نظم و ترتیب وسایل و چیدمان درست و اصولی آن‌ها باعث می‌شود که فرد حس بهتری از محیط گرفته و از شلوغی و ازدحام هم جلوگیری شود.
5. زیباسازی دیوارها: یک دیوار ساده می‌تواند کسل‌کننده باشد. بهتر است دیوارها را با چند قاب عکس یا نقاشی مرتبط و حرفه‌ای تزئین کنید. البته دقت کنید که دیوارها نباید زیادی شلوغ شوند. تا به نوعی حواس شما را پرت نکنند. و تمرکزتان را به هم نریزند.
6. تزئینات: از تنگ ماهی تا گلدان‌های گل یا قاب عکس‌های خانوادگی را می‌توانید در محیط کار قرار داده و از آن‌ها حس خوبی دریافت کنید. این کار ز خشکی و بی‌روحی محیط می‌کاهد و باعثم می‌شود که حس بهتر و راحتی بیشتری در محیط داشته باشید.