بدیهی است که در هر مکان اداری، تجاری، شرکت و سازمانی میزان قابل‌توجهی مدارک و فایل‌های کاری وجود داشته باشد. این برگه‌های کاغذ که به شکل فایل درآمده نیاز به یک کمد و یا فایل مناسب دارند تا همگی با نظم در کنار هم قرار گیرند. اگر بخواهیم ساده صحبت کنیم فایلینگ اداری همان سیستم بایگانی در ابعاد کوچک است. کمد فایلینگ اداری با تعداد مشخصی کشو طراحی می‌شود که تعداد این کشو بسته به بزرگی اداره و سازمان متغیر است. تفاوتی ندارد که دکوراسیون اداره، شرکت یا سازمان شما از فرم سنتی یا پارتیشن فریم لس تبعیت می‌کند، باید در تأمین مبلمان اداری خود حتماً این تجهیزات را در نظر داشته و برای آن برنامه‌ریزی داشته باشید.
هدف از ساخت فایلینگ اداری
از آنجایی که در طراحی و ساخت هر کدام از المان‌های مبلمان اداری هدفی نهفته است، بد نیست هدف از انتخاب فایلینگ متناسب را بررسی کنیم. مهم‌ترین دلیل استفاده از کمد فایلینگ اداری، طبقه‌بندی و نظم دهی اطلاعات است. به شکلی این کمد نقش بایگانی قدیمی را بازی می‌کند. در این فایل‌ها پرونده‌ها به شکل منظم طبقه‌بندی شده و در زمان نیاز بدون سردرگمی و گم شدن اطلاعات امکان دسترسی را فراهم می‌کند. دلیل بعدی استفاده از این کمد، محافظت پرونده‌ها از تهدیدهای محیطی است. کاغذ حساسیت بالایی نسبت به رطوبت، پارگی و کثیفی دارد و از این رو استفاده از این فایل مدارک و اسناد مهم را از این چنینی مشکلات حفظ می‌کند.
و در آخر دلیل استفاده از این ابزار محافظت پرونده در برابر سرقت است. این کمد فایلینگ اغلب دارای قفل هستند و از این رو اطلاعات مهم و محرمانه را می‌توان در آن قرار داده و بعد از قفل کردن کمد از به سرقت رفتن اطلاعات مطمئن شوید.
مزایای استفاده از فایلینگ اداری
قبلاً گفتیم که طبقه‌بندی شدن اطلاعات، محافظت از پرونده‌ها از سرقت رفتن و پارگی، خرابی و … از مزایای استفاده از این تجهیزات است. اما مزیت استفاده از این کمدها به همین جا ختم نمی‌شود. از دیگر دلایل استفاده از این محصولات، در دکوراسیون اداری می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:
- ایجاد نظم و حفظ دیسیپلین اداری
- دسترسی ساده و فوری به پرونده، پوشه و مدارک
- افزایش راندمان کاری و سرعت کارکنان
- حفظ زیبایی و جلوگیری از به هم ریختگی ظاهری محیط کار
- رضایت مشتریان و ارباب رجوع
- کاهش هزینه‌های ناشی از مفقود شدن مدارک و از بین رفتن آن‌ها
- عدم نیاز به خرید زونکن
معایب سیستم فایلینگ اداری
به واقع نمی‌توان برای کمد فایلینگ اداری معایبی نام برد؛ مگر آنکه در زمان خرید به درستی نیازسنجی انجام نگیرید. بهتر است قبل از خرید این محصول ابتدا به میزان فایل‌ها، پوشه‌ها و مدارک توجه داشته باشید. توجه به جنس کمد که فلزی باشد یا چوبی، قفل داشته باشد یا اینکه ساده باشد، با دیگر المان‌های مبلمان اداری هماهنگی داشته باشد، نیاز کارمند را برطرف نماید دقت کنید. در صورتی یکی از نکات اشاره شده در زمان سفارش و خرید این کمد مورد توجه قرار نگیرید نیاز کارمند برطرف نشده و با مشکل مواجه خواهد شد. تنها موردی که در استفاده از کمدها می‌توان به چشم عیب نگاه کرد فضایی است که آن‌ها اشغال می‌کنند. هر چند در مدل‌های کوچک این مورد نیز ایراد نخواهد بود.
انواع فایلینگ اداری
فایلینگ اداری در کنار صندلی و میز اداری از مهم‌ترین تجهیزات مبلمان اداری است و به همان اندازه نیز تنوع دارد. به جز ابعاد کمدها که گستره بسیار وسیعی را به خود اختصاص می‌دهد، متریال این کمدها انواع آن را تشکیل می‌دهند. برای انتخاب ابعاد فایلینگ باید از قبل میزان مدارک را در نظر داشته و اقدام به خرید نمایید. خوشبختانه تنوع بسیار زیادی از نظر ابعاد وجود دارد.
این کمدها از چوب، MDF و فایبرگلاس ساخته می‌شوند. اگر در دکوراسیون اداری شما همه مبلمان چوبی هستند بهتر است این فایل‌ها از چوب انتخاب کنید. به دلیل اینکه وزن چوب از فلز بیشتر است اغلب برای مدل‌های کوچک از چوب استفاده می‌شود و مدل‌های بزرگ اغلب فلزی هستند. زیبایی و اصالت از جمله مزایای این مدل فایلینگ است هر چند قیمت بیشتری دارند. فرم و شکل طبقه‌بندی و باز و بسته شدن کمد که یا به صورت کشو و یا کمد هستند نیز از دیگر عوامل ایجاد تفاوت در این تجهیزات است.
نکات مهم برای خرید کمد فایلینگ اداری
قبلاً هم گفته شد که به هر میزان که فایلینگ اداری می‌تواند راندمان کاری کارمندان را افزایش دهد انتخاب گزینه‌های نادرست ممکن است برای آن‌ها دردسرساز باشد. تصور کنید که قرار دادن کمد فایلینگ بزرگ غیرضروری در یک محیط کوچک به چه میزان می‌تواند فضا را خفته و کوچک نماید و یا استفاده از چندین کمد کوچک که تا جای ممکن پر از مدارک هستند چه میزان سردرگم کنند است. پس بهتر است قبل از هر کاری به چند نکته در ظاهر ساده توجه داشته باشید:
- از حجم فایل‌ها و مدارکی که باید طبقه‌بندی شوند آگاه باشید
با اینکه امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری، قسمت بایگانی سازمان‌ها و ادارت را کوچک کرده‌اند اما با این حال این تجهیزات برای ایجاد نظم و انضباط در هر اتاقی الزامی است. بهتر است از قبل از هر کاری حجم مدارک و پرونده‌ها را بررسی کرده و سپس برای خرید این تجهیزات اقدام کنید. این آر نه تنها باید افزایش سهولت کار بایگانی اطلاعات می‌شود، فضای متناسبی را اشغال می‌کند و در نهایت رضایت کارمند و ارباب‌رجوع را به همراه دارد.
- مختصات محل قرار دادن کمد فایلینگ را در نظر داشته باشید
دقت کنید که این تجهیزات یک قسمتی از اتاق را اشغال می‌کند و از این رو اگر فضای شما محدود است باید کمدهایی که ارتفاع بیشتر و محیط کمتری دارند را انتخاب کنید. با این کار فضای کافی برای قرار دادن دیگر تجهیزات و عبور و مرور فراهم خواهد شد. در عین حال اگر فضای اتاق بزرگ است می‌توانید از مدل‌هایی استفاده کنید که علاوه بر منظم نمودن مدارک به زیبایی اتاق نیز می‌افزایند.
- به یراق‌آلات و نوع قفل‌ها دقت کنید
شاید در نگاه اول تعداد کمد و کشو مهم به نظر برسند اما به مرور اهمیت استفاده از یراق‌آلات با کیفیت برای شما روشن خواهد شد. باز و بسته شدن چندین باره کمد و کشوها، باعث کم شدن عمر مفید ریل و یراق‌آلات این تجهیزات می‌شود. از این رو انتخاب مدل‌های با کیفیت مهم هستند. در سازمان‌هایی که حفظ مدارک از نظر امنیتی مهم است، توجه به نوع قفل استفاده شده در فایل‌ها نیز ضرورت دارد.
کلام آخر
تاو دکور تولیدکننده انواع پارتیشن های اداری و مبلمان اداری آماده دریافت سفارش شما است. پیشنهاد می کنیم به سایت ما وارد شده و از مدل های تولید شده دیدن نمایید.
بدون دیدگاه